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選購軟件十問選購軟件十問 1． 目前軟件實在太多了？ 答：目前軟件公司很多，軟件產品更多。但現實中，對軟件應用效果真正滿意或是軟件真正用得較好的用戶并不是很多。這說明：軟件供給雖然多，但有效的供給卻是不多。這就要求用戶要學會鑒別，要實現軟件較好的應用，有二個前提：**是軟件的功能應該強大而靈活，能較好的滿足廣大用戶的要求。第二是軟件的提供者，應該對客戶的業務及軟件均有深刻了解，具備提供優質服務的能力。 2． 不同軟件的價格怎么會差這么多？ 答：是的，軟件的價格相差可以說比任何商品都來得懸殊。因為開發一個簡單的軟件投入相當少，而開發一個功能強大的軟件投入又是十分巨大。并且軟件的復制成本極低，如果是通過網上下載的話，連復制的成本都不要。這樣就形成一個事實：如果不考慮軟件的售后服務的話，銷售的價格不論多少，當次銷售都會有利潤。 購買軟件也象購買其它商品一樣，不能光比價格，關鍵是自己所買的軟件對自己是否有用。這就要求從軟件功能和提供的服務二方面考慮。如果花幾十或幾百元，買回來一個毫無實際價值的東西也是浪費；如果投入幾千，能給自己帶來幾萬或更多的收益，也是劃算。 3． 軟件應該是越傻瓜越好，**是不用教就會用。 答：軟件應該易用，這是好軟件追求的目標。但如果說**的軟件應該是不要培訓就能應用，我們認為這一講法也不一定**。因為目前有許多軟件是為了傻瓜化而將功能極大的截減，這是削足適履之舉，因為由此會喪失信息化帶來的一系列好處，是得不償失的。 我們認為，軟件應用的學習是剛開始應用軟件時的一時困難，只要在供應商與客戶的充分交流下，這個問題一下子就能解決，并且客戶也可在供應商的協助下盡量挖掘軟件功能，提升應用軟件效果，明確應用軟件應達到的目標。 我們認為軟件在易用性方面的要求應該體現在軟件使用過程中：在錄入資料、業務操作、查詢時是否盡量快捷、靈活、易用，而不應該是軟件不用培訓就會用。如果某一軟件初始應用時不要經過培訓就會用，而后來在應用時，卻不能有效提高操作速度或操作不快捷、不方便，功能達不到要求，這樣的軟件不能算是好軟件。 4． 買軟件時不知道軟件的具體功能，用了之后才發現功能不符合公司要求，該怎么辦？ 答：這一現象在應用軟件中相當普遍。也許有人會說，這個好說，購買前先試用就行了。其實光靠試用還不一定能很好地解決這個問題。因為優秀的軟件，包含許多先進的管理思想，光憑用戶自己的試用、摸索會很困難，很浪費用戶的時間。我們贊成在購買前，抽一定時間，用戶與供應商進行充分交流，在交流過程中，用戶可以不斷提出問題，供應商將這些問題在軟件中加以實現，并讓用戶看到操作方式和應用效果。有時還會發現有些問題通過軟件比較難解決，就得靠用戶和供應商一同努力，尋求解決方法，這樣也就順便考察了軟件供應商的實施能力和軟件的變通性。通過這樣的分析，基本上能達到在購買前基本清楚知道該軟件能否滿足實際要求以及滿足的程度。 當然也有時用戶由于電腦知識等方面的原因，一時也提不出很多有針對性的問題，這樣也可以同供應商一起，去參觀一些同行業或類似行業的成功用戶，也能起到事半功倍的效果。 軟件是實現管理的工具，是管理思想的具體體現，所以還會出現剛投入使用時是能滿足業務要求的，但一段時間后由于業務發生了變化，軟件變成不滿足了。這就得要求在選購軟件時要考慮下面二個問題，一個是軟件的靈活性，所選購的軟件能否根據用戶不同要求提供相應的功能。第二是應考察一下軟件供應商的服務能力，當發現軟件不能適應公司應用時，能否根據公司實際情況進行適應性開發。 5． “ 通用軟件我是不考慮的，只有自己開發的軟件才好用”。 答：一個用戶如果先前使用了一個功能比較單一，設置比較死板的軟件后往往會持這個觀點。這個觀點有一定的合理性，因為用戶用了這些軟件后，感覺的確如同“雞肋”。但我們認為，選擇整個軟件完全自己組織隊伍開發的時代已經過去了，這個道理其實就象想擁有一臺電視機而沒有必要自己去設計生產一樣。因為：**，雖然自己開發的軟件會更適用些，但自己開發的軟件也往往是想到什么開發什么，導致軟件使用時功能少這少那，數據也由于不嚴謹而經常會出現差錯。第二，一個優秀的軟件其實不是一次性就開發成功的，而是接受眾多用戶不斷反饋后逐步提升的，所以現成軟件也會給你帶來意想不到的管理亮點。第三，軟件開發好后，幫助和手冊的整理也是相當費時、費力的，如果是自己開發的軟件，在這方面往往會做得差些，這樣為今后的使用、培訓新人留下隱患。第四，軟件應是隨著技術、經營理念的發展而不斷升級的，而作為自己開發的軟件在升級方面的投入更是巨大的。 綜上所述，我們認為用戶理想的方式應該是：選擇一個功能較好、并且較成熟的軟件，當現成的軟件不能很好滿足實際所需時，可以進行適當的完善性開發，并且簽訂長期的服務合同。 6． 軟件的通用與適用（功能）應該如何看待？ 答：軟件應該是通用的。因為軟件只有賣出足夠的份數后，才支撐得起持續性的開發和完善。但作為通用軟件還應該具有較強的適用性（功能）。也就是說，用戶在選擇軟件時應考慮這個軟件是采取什么方針來達到通用的。假如某一軟件為了通用只是抽取了用戶管理中的共性，去掉了不同用戶經營中有特色的東西，這樣的軟件在使用時不能很好滿足用戶經營特色，是不可取的。軟件的通用性應該是在實施過程中，通過供應商與客戶充分交流，在軟件提供的眾多特色選擇項中，進行適合于自己公司的配置，經過配置后，軟件就象根據自己公司經營特色專門定制一樣，這樣的軟件才會用得順手。就比如世界500強80%公司都在采用的SAP管理軟件，該軟件光流程就定義了 800 多個。 7． “現在的員工都不會電腦，等招來新人后再用?！?/strong> 答：現在的軟件，操作都是很容易了，目前企業的一般員工都應該能勝任。反而隨便招一個只會打字的操作員，由于對企業的實際業務不了解，操作軟件時倒會有這樣那樣的問題。我們認為：如果想真正用好電腦，必須靠企業現有員工積極參與。尤其是企業領導的積極參與。 如果采取專門招人來實現信息化，大概是業務仍采用手寫方式，事后再將單據輸入到電腦這種較為落后的應用模式。要真正用好軟件，充分發揮軟件各種功能，通過電腦直接進行業務管理是最基本的要求。原因有：**，電腦中存儲了大量的歷史數據，如果業務直接通過電腦進行管理，我們可以很好地利用歷史信息對業務進行指導和控制。第二，手工開單事后錄入的方式容易出錯。因為手工開單時具有一定的隨意性，比如產品稱呼不統一、寫書不規范等。第三，信息化如果與其它人都無關，只是業務補錄人員的責任，這個錄入人員工作壓力會比較大，這樣這位員工往往會不穩定，而且這個員工的去留就決定了信息化的成敗。 8． “軟件已經用了多年了，但應用的效果也不怎樣?！?/strong> 答：俗話說：“鞋子合不合腳，只有自己知道”。應用軟件后收到哪些效果的確比較難衡量。但可以肯定的是，不同的軟件應用效果相差很大。比如有的由于開單時查找物品不方便，導致業務一忙電腦開單就不能勝任，只能采用事后補單的方式。有的軟件雖然提供了一般的管理功能，但沒有充分挖掘電腦潛能，導致電腦開單只是由原來的手寫替換成鍵盤、鼠標而已，也有的軟件由于所提供的流程不靈活增加了電腦操作的復雜性。 舉個例子：某公交汽配分公司原來已使用了一套軟件，一切單據均仍為人工書寫，為了管理庫存，事后補單，錄入人員共4人，后來換成我們的《金智商務》，物品進出采用條碼系統，錄入人員減為1人，并且數據準確性大大提高，光人員工資一項每年就節省近10萬。 9． 企業老總在信息化中應該承擔什么角色？ 答：軟件是經營思路的體現，所以實施、規劃軟件應用時如果老總不參與，發揮的功能會大打折扣。在信息化這場戰役中，企業老總應該就是總指揮。企業老總具體的職責是：首先應該做好軟件實施動員，使企業上下統一認識；第二，應該有不上軟件只有死路一條的決心。有的老總在上軟件時，寧可換人也要將信息化搞上去。企業信息化的確是場背水一戰的戰爭，不能采用試一試的心理，因為人要改變長期熟悉的習慣，都有一定的惰性。再加之有些既得利益者的阻攔，實施的困難會隨著時間的推移變得越來越大。第三，自己親自確定軟件應用模式，應達到的目標，各崗位的權限等。第四，對于應用軟件后，經常利用電腦對業務進行查詢、分析、指導。 10． 我們應該如何來看待軟件的服務？ 答：軟件就是服務?；◣浊?、幾萬買來的軟件，如果用不起來，就是廢塑料一張。 軟件買回來時，最多只能算是半成品，只有通過供需雙方充分的溝通，提供優良的服務，才能發揮出軟件的功能。軟件的服務又分售前、售中、售后服務。**，售前服務。用戶在購買軟件前應該在供應商的支持下對實際業務進行分析，在軟件中模擬，使客戶在購買前就能知道該軟件能否滿足實際要求，這模擬不能是點到為止，應該是充分考慮業務實際。比如物品應該如何分類？如何編碼？在操作業務如何來找物品？效率會如何？等等。有時由于忽略一個細節也會導致應用的失敗。第二，售中服務。在產品安裝后，軟件供應商應該根據客戶具體的業務，設計軟件的實現方法。并且應該做到流程盡量簡潔，而不能為了管理而增加大量的輸入，要做好售中服務必須有二方面知識：業務知識和軟件知識，如果軟件供應商對軟件或對客戶的業務不知半解的，是提不出合理的方案的。第三，售后服務。在用戶使用軟件過程中，總會遇到這樣那樣的問題，如果此時找不到服務，可能會導致軟件應用的失敗。在這個階段還可能要求提供更高級的服務，就是客戶要求對軟件的功能進行修改，此時為了滿足客戶的要求還得修改程序代碼，這樣就得考慮一下軟件供應商能否直接或間接地滿足我們的這一要求。
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